En 2004, Lawrence Lessig a envoyé un email massif à tous ses contacts disant, en gros : “Désolé, j’ai supprimé tous vos emails sans les lire. Si c’était important, renvoyez-le.” Il avait passé 80 heures cette semaine-là à tenter de vider une boîte de réception remplie d’emails accumulés depuis 2002. Il en recevait 200 par jour.
Lessig n’était pas désorganisé. Il était professeur de droit à Stanford. Et pourtant, l’email l’a vaincu.
J’ai déclaré la faillite des emails au moins trois fois. La première fois était cathartique. La deuxième, pathétique. La troisième, une preuve que le problème n’était pas moi.
L’email est une boîte aux lettres ouverte à tous
Réfléchissez un instant. Votre boîte de réception est une liste de tâches que n’importe qui sur la planète peut modifier sans votre permission. Votre patron, votre banque, un gars que vous avez rencontré à une conférence il y a quatre ans, une newsletter à laquelle vous vous êtes abonné en soirée, un bot Jira qui vous informe qu’un ticket a été déplacé de “À faire” à “En cours”.
Tout le monde y met ses choses à faire. Personne ne vous demande si vous avez le temps.
C’est comme si vous laissiez la porte de votre maison ouverte avec un panneau disant “déposez ici tout ce que vous voulez que je fasse”. Et puis vous vous étonnez qu’il y ait une montagne de colis dans l’entrée.
Le mauvais usage universel
L’email a été inventé pour envoyer des messages. Un message. D’un point à un autre. Comme une lettre, mais plus rapide. Jusqu’ici tout va bien.
Le problème, c’est ce que nous en avons fait :
| Ce que l’email est censé être | Ce qu’il est devenu |
|---|---|
| Un système de messagerie | Une liste de tâches |
| Asynchrone | “Tu as vu mon email envoyé il y a 5 minutes ?” |
| Point à point | CC à 47 personnes “au cas où” |
| Texte simple | HTML avec des pixels espions et des GIF animés |
| Communication | Un CRM, un gestionnaire de documents et une archive juridique tout-en-un |
Dit en clair : nous avons pris un marteau et nous l’utilisons comme un tournevis, un couteau à beurre et un décapsuleur. Et ensuite, nous nous plaignons que le manche est cassé.
Les chiffres du désastre
Une étude de l’Université de Californie à Irvine a révélé qu’il nous faut 23 minutes et 15 secondes pour retrouver notre concentration après une interruption majeure. Le travailleur moyen vérifie ses emails 36 fois par heure. Cela représente 36 interruptions potentielles toutes les 60 minutes.
Faites le calcul : si chaque fois que vous regardez vos emails, vous perdez ne serait-ce que 2 minutes de votre concentration, vous gaspillez plus d’une heure par jour rien qu’à changer de contexte mental. Ce n’est pas lire les emails. Ce n’est pas y répondre. C’est juste regarder s’il y a quelque chose de nouveau.
C’est comme conduire en faisant des zigzags tous les 100 mètres. Techniquement, vous avancez, mais vous consommez le double d’essence et arrivez à destination épuisé.
La faillite ne fonctionne pas (et vous le savez)
Chaque fois que j’ai déclaré la faillite des emails, le cycle était toujours le même :
- Semaine 1 : Inbox zero. Paix intérieure. “Cette fois, c’est la bonne.”
- Semaine 2 : 47 emails non lus. “Je les lirai plus tard.”
- Semaine 3 : 200 emails. Certains importants. Je commence à survoler les sujets d’un œil distrait.
- Semaine 4 : 500 emails. Je ne sais plus lesquels j’ai lus ou non. Angoisse.
- Mois 3 : Nouvelle faillite.
Le problème n’est pas que vous manquiez d’organisation. Le problème, c’est que l’email en tant que système de gestion des tâches et rappels est structurellement incapable de fonctionner. Il n’a ni priorités, ni dates d’échéance, ni états. Il ne distingue pas entre “lis-moi quand tu peux” et “si tu ne réponds pas aujourd’hui, tu perds le contrat”.
Tout arrive par le même canal, sous la même forme, et s’empile dans une liste infinie ordonnée selon “qui a parlé en dernier”. Ce n’est pas un système de productivité. C’est une décharge chronologique.
La solution n’est pas de mieux gérer ses emails
J’ai tout essayé. Des filtres sur Gmail. Des étiquettes de couleurs qui ressemblent à un plan de métro. Snooze. Des dossiers “Répondre aujourd’hui”, “Répondre cette semaine”, “Lire un jour” (spoiler : “un jour” n’arrive jamais). J’ai testé FollowUpThen, qui vous permet d’envoyer un email à 3days@followupthen.com pour qu’il revienne dans votre boîte dans 3 jours.
Savez-vous ce qu’il se passe quand on utilise FollowUpThen ? On se retrouve avec les emails originaux plus les emails de rappel. Encore plus d’emails pour résoudre un problème d’excès d’emails. C’est comme éteindre un feu avec de l’essence.
La vraie solution, c’est de sortir les rappels et les suivis des emails. Complètement. Pas à moitié.
Memento : la solution simple qui marche
Ma première solution s’appelle Memento. Ce n’est pas une belle application avec une interface sophistiquée et des abonnements. C’est un script Python de 120 lignes qui interroge Linear (mon gestionnaire de tâches) et me dit quelles tâches ont dépassé leur date d’échéance.
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C’est tout. Une requête qui pose une seule question : “quelles tâches aurais-je dû finir et que je n’ai pas faites ?”
Je l’exécute depuis le terminal avec une commande :
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Et ça me renvoie quelque chose comme ça :
⚠ 3 tâches en retard sur Linear :
[TOK]
TOK-42 : Revoir la PR de l'authentification (en retard de 2 j, état : In Progress)
TOK-51 : Mettre à jour les docs de déploiement (en retard de 5 j, état : Todo)
[FRR]
FRR-12 : Répondre à la proposition de conférence (en retard de 1 j, état : Todo)
Sans artifice. Sans notifications push. Sans pastilles rouges criardes dans un coin de l’écran. Une liste simple de choses que j’ai laissées passer, regroupées par équipe et triées par urgence.
Pourquoi cela marche et pas l’email
La différence est subtile mais essentielle :
L’email est un système push. Les autres décident de ce qui arrive et de quand cela arrive. Vous ne faites que réagir.
Memento est un système pull. Vous choisissez quand consulter. Et ce que vous voyez, ce sont des tâches que vous-même avez jugées importantes au moment de les créer.
| Memento | ||
|---|---|---|
| Qui décide de ce qui entre ? | N’importe qui | Vous |
| Quand vous consultez ? | Dès que ça arrive (interruption) | Lorsque vous décidez |
| Priorité | Aucune (chronologique) | Celle que vous avez fixée |
| Date limite | Inexistante | Définitive pour chaque tâche |
| État | Lu/Non lu (binaire) | En cours, Todo, Terminé |
| Bruit | Élevé | Aucun (juste vos tâches) |
En d’autres termes : l’email est une boîte où les autres déposent du travail. Memento est un miroir qui vous montre ce que vous avez promis de faire.
La clé : les dates d’échéance
Tout le système repose sur une discipline minimum : chaque fois que vous créez une tâche, attribuez-lui une date. Elle n’a pas besoin d’être précise. Pas besoin d’une échéance contractuelle. C’est simplement une date à laquelle vous voulez qu’on vous rappelle que ça existe.
Si quelqu’un vous envoie un email disant “revise ce document”, ne répondez pas à cet email. Créez une tâche sur Linear avec une date à laquelle vous souhaitez la réviser. Archivez l’email. Et voilà.
L’email disparaît de votre boîte. La responsabilité passe à un système avec des priorités, des états et des dates. Et lorsque vous exécutez memento, si elle n’est pas terminée, elle s’affichera dans la liste.
Et si la date est dépassée ? Ce n’est pas grave. Memento ne vous juge pas. Il dit simplement “ça fait 5 jours que c’est en retard”. À vous de décider si vous le faites, le reportez ou l’abandonnez. Sans culpabilité, sans emails passifs-agressifs de relance.
Ce n’est pas une application — c’est une philosophie
Memento n’a rien d’extraordinaire. C’est un script qui interroge une API. Vous pourriez faire la même chose avec Todoist, Notion ou une feuille Google Sheets. L’important, ce n’est pas l’outil. C’est le principe :
L’email n’est pas un système de rappels. Arrêtez de l’utiliser comme tel.
Chaque fois que vous utilisez l’email pour “vous rappeler de quelque chose”, vous comptez sur un système sans priorités, ni dates, ni états pour faire le travail d’un gestionnaire de tâches. C’est comme utiliser un Post-it pour stocker le mot de passe de votre compte bancaire. Techniquement, ça fonctionne. Jusqu’à ce que ça ne fonctionne plus.
Ce qu’il me reste à résoudre
Memento est la première pièce. Cela règle le problème “je n’oublie pas ce que j’ai promis de faire”. Mais le problème des emails a plusieurs facettes :
- Communication asynchrone — l’email est toujours nécessaire pour correspondre avec des personnes en dehors de votre équipe. Mais cela ne doit pas être votre canal principal.
- Archivage et recherche — parfois, vous devez retrouver un email envoyé il y a 3 mois. Pour cela, l’email est utile (comme archive, pas comme système actif).
- L’email qui nécessite une action — le vrai ennemi. Cet email qui n’est ni informatif ni un spam, mais qui vous demande de faire quelque chose. La règle : transformez-le en tâche, archivez-le, et laissez l’email reposer en paix.
Ceci est un projet en cours. Je n’ai pas de solution parfaite. Mais après trois faillites, j’ai appris une chose : la solution n’est pas de mieux gérer ses emails. C’est d’avoir besoin de moins d’emails.
Et la première étape, c’est de cesser de les utiliser comme liste de tâches.
Action immédiate : la prochaine fois qu’un email vous demande de faire quelque chose, ne le laissez pas traîner dans votre boîte “pour plus tard”. Créez une tâche avec une date dans votre gestionnaire de tâches préféré. Archivez l’email. Et laissez le système avec des priorités et des échéances faire son travail. Votre boîte de réception est une boîte aux lettres, pas un bureau.